POLÍTICA DE PRIVACIDAD

A. Identidad del Responsable y Exclusión de Responsabilidad SmartBill Technologies, S.A.S. de C.V., con domicilio en El Salvador y correo electrónico de contacto: soporte@smartbill.lat, es el responsable del tratamiento de los datos personales conforme a la Ley de Protección de Datos Personales (LPDP), la Ley Especial contra los Delitos Informáticos y Conexos y demás normativa aplicable. No obstante, SmartBill no será responsable del uso indebido, ilegal, negligente o fraudulento de los datos por parte de sus usuarios. Asimismo, el Usuario reconoce y exonera de toda responsabilidad a SmartBill, sus empleados, colaboradores, socios, accionistas, subsidiarias o empresas vinculadas por cualquier tratamiento indebido realizado por terceros o empleados que actúen fuera del marco de sus obligaciones.

B. Consentimiento Informado y Obligación del Usuario Todo Usuario, al crear una cuenta, continuar utilizando los servicios o acceder a la plataforma de SmartBill, otorga su consentimiento libre, expreso, informado e inequívoco al tratamiento de sus datos personales conforme a esta Política de Privacidad, aun si su registro fue realizado con anterioridad a la implementación del mecanismo de consentimiento mediante checkbox.

Adicionalmente, cuando el Usuario marca el checkbox de consentimiento al momento del registro (cuando aplique), ratifica su autorización para que SmartBill:

• Trate sus datos personales conforme a las finalidades descritas en esta Política.
• Conserve y utilice dichos datos incluso después de la cancelación de la cuenta, en los términos permitidos por la ley y según las condiciones aquí establecidas.
• Procese, almacene y utilice los datos personales de terceros que el Usuario haya ingresado, en calidad de responsable exclusivo de dichos datos.

El Usuario declara y garantiza que, en caso de ingresar datos de terceros (como clientes, proveedores, empleados, representantes o cualquier otra persona natural o juridica), ha obtenido previamente el consentimiento válido y suficiente conforme a la legislación vigente. Asimismo, reconoce que:

• Es el único responsable de la exactitud, legalidad y licitud de la información compartida.
• Exime de toda responsabilidad a SmartBill, sus empleados, colaboradores, accionistas, afiliadas o socios estratégicos, por cualquier uso, omisión, transmisión o tratamiento indebido de datos ingresados por él en la plataforma.

C. Información Recopilada SmartBill recopila información proporcionada directamente por el Usuario al registrarse o utilizar los servicios, incluyendo, pero no limitada a:

• Datos de identificación: nombre, razón social, dirección, teléfonos, correos electrónicos, NIT, NRC, DUI, número de cuenta bancaria, entre otros.
• Datos de acceso y autenticación ante el Ministerio de Hacienda u otras plataformas oficiales: certificados digitales, contraseñas, claves API, claves públicas y privadas, así como cualquier otro identificador vinculado a procesos tributarios.
• Información contable, comercial, fiscal y financiera: declaraciones, transacciones, comprobantes de pago, documentos tributarios electrónicos (DTEs), cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario, precios, márgenes, movimientos bancarios, notas de crédito, remisiones, informes de caja, reportes financieros u operativos.
• Contenido multimedia y gráfico: imágenes de productos, logotipos, documentos escaneados, fotos de inventario o locales comerciales.
• Datos de terceros ingresados por el Usuario: clientes, proveedores, empleados o cualquier otra persona cuyos datos sean utilizados para emitir o gestionar documentos tributarios o funciones dentro del sistema (nombres, teléfonos, correos, direcciones, NIT, etc.).
• Contenido generado por el Usuario: archivos cargados, comunicaciones, solicitudes, comentarios, configuraciones, categorías, etiquetas y cualquier otro elemento ingresado o creado dentro de la plataforma SmartBill.

El Usuario es el único responsable de asegurar que la información de terceros haya sido obtenida y tratada conforme a la normativa de protección de datos vigente.

D. Finalidad del Tratamiento de Datos

SmartBill recopila, conserva y utiliza los datos personales y empresariales del Usuario con las siguientes finalidades legítimas, necesarias y proporcionales al uso del servicio:

• Prestar, mantener y mejorar el acceso a los servicios contratados, incluyendo funciones contables, fiscales, comerciales y operativas.
• Cumplir con obligaciones legales o regulatorias vinculadas al funcionamiento del sistema y a la normativa tributaria.
• Procesar información para fines administrativos internos, seguridad informática, copias de respaldo, auditorías técnicas o legales.
• Desarrollar nuevas funcionalidades, productos y soluciones tecnológicas propias o de empresas vinculadas.
• Personalizar la experiencia del Usuario, sugerir mejoras, automatizar procesos y ofrecer soporte técnico y asistencia personalizada.
• Realizar análisis estadísticos, métricas de uso, y evaluación de rendimiento para el desarrollo estratégico de la plataforma.
• Entrenar modelos de inteligencia artificial (IA) y sistemas de análisis automatizado, siempre conforme a esta Política y la LPDP.
• Evaluación Crediticia y Perfilamiento Automatizado.

SmartBill podrá procesar los datos personales, comerciales, contables y financieros ingresados por el Usuario para generar modelos de perfilamiento financiero, calificación crediticia, y otros mecanismos de análisis automatizado, destinados a:

• Predecir comportamientos financieros o de pago.
• Calificar el riesgo crediticio de la empresa o negocio.
• Ofrecer o facilitar el acceso a financiamiento, líneas de crédito o alianzas con entidades financieras.

Dicho tratamiento podrá incluir técnicas de inteligencia artificial, minería de datos, y análisis estadístico sobre los datos del Usuario. Estos análisis no generarán efectos jurídicos vinculantes ni decisiones automatizadas sin intervención humana, salvo consentimiento expreso del Usuario.

En caso de que SmartBill ofrezca servicios de recomendación automatizada para acceso a crédito con terceros (bancos, fintechs, cooperativas), se compartirá únicamente la información estrictamente necesaria para el análisis crediticio, siempre bajo acuerdos de confidencialidad y conforme a la LPDP.

El Usuario podrá oponerse al uso de sus datos con fines de perfilamiento crediticio mediante solicitud escrita al correo: soporte@smartbill.lat

E. Uso de los Datos y Contenido del Usuario

El Usuario otorga a SmartBill una licencia perpetua, irrevocable, mundial, libre de regalías, transferible y sublicenciable para:

• Usar, almacenar, modificar, adaptar, reproducir, distribuir, analizar, derivar, visualizar y transformar cualquier contenido o dato generado o ingresado en la plataforma.
• Crear productos derivados basados en estos datos, incluso después del cierre de la cuenta.
• Compartir los datos con subsidiarias, afiliadas, socios estratégicos, terceros autorizados o adquirentes de activos. El Usuario conserva los derechos de autor sobre sus datos o contenido, pero reconoce que ha otorgado esta licencia sin contraprestación, y que SmartBill podrá ejercer estos derechos sin requerir notificación adicional.

Si el Usuario desea revocar dicha licencia tras el cierre de su cuenta, deberá solicitar expresamente la eliminación de sus datos mediante notificación escrita al correo: soporte@smartbill.lat. En ausencia de esta notificación, SmartBill podrá continuar haciendo uso de los datos conforme a esta política.

F. Uso de Datos Anonimizados

SmartBill podrá conservar y utilizar información anonimizada —es decir, que no identifica al Usuario directa ni indirectamente— con fines de:

• Desarrollo tecnológico
• Análisis de comportamiento
• Entrenamiento de modelos de inteligencia artificial (IA)
• Creación de nuevos servicios o productos propios o de empresas vinculadas

Este tratamiento se realizará conforme a la LPDP y no requerirá consentimiento adicional.

G. Compartición y Transferencia de Datos

SmartBill podrá compartir datos personales o empresariales:

• Con proveedores o socios estratégicos necesarios para el cumplimiento del servicio.
• Por mandato judicial o requerimiento legal.
• En procesos de fusión, adquisición, escisión o venta de activos.
• Con empresas afiliadas o futuras sociedades controladas o relacionadas.

Todas las transferencias se regirán por acuerdos que garanticen un nivel adecuado de protección conforme a la LPDP.

H. Seguridad de la Información

SmartBill implementa medidas técnicas, organizativas y administrativas apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción, conforme a la Ley de Protección de Datos Personales de El Salvador y estándares internacionales de seguridad.

Sin embargo, el Usuario reconoce expresamente que:

• Ningún sistema es completamente infalible o inmune a vulnerabilidades externas.
• El uso de servicios en línea implica riesgos inherentes asociados a Internet, redes públicas y dispositivos personales.
• Es su responsabilidad exclusiva custodiar, proteger y controlar el acceso a sus credenciales, cuentas, configuraciones, contraseñas, certificados digitales y demás mecanismos de autenticación, así como garantizar que las personas a quienes autoriza como usuarios adicionales respeten los principios de confidencialidad, integridad y uso legítimo de los datos.

SmartBill no será responsable por accesos no autorizados, pérdida de datos o alteraciones causadas por negligencia, mal manejo de credenciales o falta de medidas de seguridad por parte del Usuario, sus colaboradores, socios, empleados, afiliados o terceros bajo su responsabilidad directa.

I. Conservación de Datos

Los datos se conservarán mientras la cuenta esté activa o durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales o empresariales. Al cancelar la cuenta, el Usuario podrá solicitar la eliminación total de sus datos. De no hacerlo, SmartBill conservará y podrá seguir utilizando dichos datos conforme a esta política.

J. Derechos del Usuario

El Usuario podrá ejercer los siguientes derechos conforme a la Ley de Protección de Datos Personales (LPDP):

• Acceso, rectificación, cancelación o supresión de sus datos personales.
• Oposición al tratamiento, en los casos permitidos por la ley.
• Portabilidad, cuando aplique, y en tanto los datos estén disponibles y no hayan sido eliminados o anonimizados conforme al ciclo de retención y protección de datos de SmartBill.

Importante: En caso de que el Usuario haya cancelado su cuenta, o haya estado inactivo por un período superior a treinta (30) días calendario, SmartBill se reserva el derecho de anonimizar los datos personales por razones de seguridad, cumplimiento legal, eficiencia operativa y protección de la privacidad del Usuario. Dicha anonimización es irreversible, y una vez aplicada, los datos no podrán ser recuperados, ni serán susceptibles de portabilidad, rectificación o acceso, conforme a la ley.

Todas las solicitudes deberán enviarse de forma escrita al correo electrónico: soporte@smartbill.lat. SmartBill podrá requerir verificación de identidad antes de procesar cualquier solicitud.

K. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

SmartBill utiliza cookies y tecnologías similares para personalizar la experiencia del Usuario, analizar métricas y mejorar el rendimiento. El Usuario podrá desactivar las cookies desde su navegador, pero ello podría afectar la funcionalidad del servicio.

L. Modificaciones a la Política

SmartBill se reserva el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento. Los cambios serán publicados en el sitio web y notificados por correo electrónico cuando corresponda. El uso continuo del servicio constituirá aceptación expresa de las nuevas condiciones.

En caso de que el Usuario continúe utilizando la plataforma o los servicios de SmartBill después de la publicación de una modificación a esta Política, se entenderá que ha aceptado expresa e inequívocamente los nuevos términos de tratamiento de datos, conforme a la ley.

M. Uso de los datos de usuario de Google

Nuestra aplicación utiliza las APIs de Google para acceder a los datos de Gmail únicamente con el permiso explícito del usuario. Cumplimos con la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluyendo los requisitos de Uso Limitado ("Limited Use").

El acceso al contenido del correo electrónico se restringe exclusivamente a archivos adjuntos en formato `.json`, los cuales contienen datos estructurados necesarios para las funciones principales de la aplicación. No accedemos, leemos ni analizamos el cuerpo del correo electrónico ni otros tipos de adjuntos.

El procesamiento de estos archivos se realiza mediante modelos de inteligencia artificial únicamente para brindar funcionalidades específicas y visibles para el usuario. No usamos esta información para publicidad ni entrenamiento de modelos, y no compartimos ni vendemos estos datos a terceros.

Además, recomendamos activamente a nuestros usuarios utilizar una cuenta de correo electrónico dedicada únicamente a recibir estos documentos `.json`, con el objetivo de maximizar la privacidad y seguridad de su información personal.

Puedes obtener más información sobre esta política en Google API Services User Data Policy.